АПК icControl - автоматизация инвентаризации/учёта основных средств

Автоматизация инвентаризации/учёта основных средств

Используемые сегодня на большинстве отечественных предприятий системы учета основных средств не обеспечивают достаточный уровень достоверной информации, не позволяют эффективно учитывать движение основных средств и, как следствие, не дают реальную картину состояния этих средств на каждый момент времени.

НПЦ «Интелком» предлагает Аппаратно-Программный Комплекс (АПК) icControl, обеспечивающий автоматизацию и информационную поддержку процессов учета основных средств предприятия и отслеживания движения (изменения статуса, местоположения, технического состояния) объекта учета от момента приобретения до ее списания.

Данное решение включает в себя автоматизацию процессов:

• инвентарного учета основных средств на базе информации, получаемой из существующей на предприятии системы бухгалтерского учета
• контроля за перемещением учитываемых средств в процессе их эксплуатации, ремонта, профилактических работ
• ведения контрактов технической поддержки, учета гарантийных обязательств, сроков эксплуатации имущества и сроков проведения профилактических работ
• контроля за соблюдением «Лицензионных соглашений» предприятия

Главным результатом внедрения АПК icControl является значительное повышение эффективности управления основными средствами предприятия и радикальное сокращение затрат на их учет и сопровождение.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

АПК icControl осуществляет регистрацию учетных данных об объекте на базе технологий высокоинформативных и помехоустойчивых 2-мерных символьных меток DataMatrix, которые содержат всю необходимую информацию об объекте, позволяющую соотнести его с соответствующей учетной записью в базе данных (современный аналог традиционной «инвентаризационной описи»).

Данные метки генерируются в процессе подготовки к процессу инвентаризации с помощью модуля АПК icControl и печатаются на специализированном принтере, печатающем на самоклеющейся износостойкой бумаге для нанесения меток.

Содержание меток берется из бухгалтерских учетных данных, загружаемых в icControl с помощью специализированного шлюзового модуля.

Для наиболее распространенной в России бухгалтерской системы 1С разработан компонент формирования обменных файлов формата MS Excel или dbf, данные из которых затем автоматически импортируются в АПК icControl.

Для работы с обменными файлами предназначен специальный модуль обмена, входящий в состав АПК icControl. Этот модуль обладает универсальным интерфейсом настройки для импорта данных из файлов обмена различного формата. Кроме упомянутых ранее форматов Excel, dbf и xml, могут использоваться файлы MS Access и текстовые файлы.

Для объектов, работающих в сложных внешних условиях, в АПК icControl предусмотрено использование, так называемых, символьных меток прямого нанесения – СМПН (DPM – Direct Part Marking), которые формируются непосредственно на поверхности объекта с помощью специального оборудования. Для чтения таких штрихкодов требуются более дорогие сканеры.

Наиболее простым и дешевым способом маркировки единиц учета является печать символьных меток и необязательного текста на самоклеящихся бумажных (пластиковых) бирках специальными термотрансферными принтерами и последующая их наклейка на инвентарь и соответствующие помещения. Метки служат в дальнейшем как средство их уникальной идентификации, как для инвентаризации, так и для контроля за их перемещениями.

Процедура инвентаризации сводится к нескольким простым последовательным действиям

• регистрация в базе данных состава инвентаризационной комиссии
• сканирование с помощью специального считывающего устройства символьной метки на каждом предмете и на соответствующем помещении
• «Выгрузка» результатов работы за день (или другой промежуток времени) на сервер
• получение от системы Инвентаризационной описи и Сличительной ведомости с бухгалтерскими данными
• выяснение причин несоответствий с материально-ответственными лицами
• синхронизация базы icControl с бухгалтерской системой для обновления учетных записей основных средств